Tại Sao Kho Tài Liệu Ngày Càng Được Doanh Nghiệp Ưa Chuộng?
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng và nhu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tăng cao, kho tài liệu trở thành giải pháp được nhiều công ty ưa chuộng. Không chỉ giúp tối ưu hóa không gian văn phòng, loại hình lưu trữ này còn đảm bảo an toàn và tiện lợi trong việc lưu trữ lâu dài các tài liệu quan trọng.
Lợi ích của việc sử dụng kho tài liệu
Tiết kiệm không gian văn phòng
Không gian tại văn phòng nên được dành cho hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Thêm nữa, chi phí thuê ngày càng đắt đỏ khiến cho không gian văn phòng cũng ngày càng bị thu hẹp. Việc lưu trữ tài liệu tại kho chuyên dụng giúp giải phóng không gian và tạo môi trường làm việc thoải mái hơn.
Đảm bảo an toàn và bảo mật
- Kho tài liệu thường được trang bị hệ thống an ninh nghiêm ngặt, bao gồm:
- Camera giám sát 24/7 và hệ thống cảm biến chuyển động.
- Hệ thống kiểm soát ra vào bằng cổng bảo vệ, mã pin và dấu vân tay.
- Điều kiện lưu trữ chuyên biệt với hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, tránh ẩm mốc hoặc hư hại tài liệu.
- Chỉ có nhân viên của công ty được cấp quyền mới được truy xuất kho.
Dễ dàng truy xuất và quản lý
Với hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu trở nên nhanh chóng. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ thậm chí còn tích hợp công nghệ để khách hàng quản lý tài liệu trực tuyến.
Tối ưu hóa chi phí
So với việc thuê thêm diện tích văn phòng, sử dụng kho tài liệu là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp không phải tốn chi phí quản lý và vận hành. Và hơn nữa, MyStorage còn cung cấp các gói bảo hiểm khi sử dụng dịch vụ kho của chúng tôi. Nhờ vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về hàng hóa của mình trong kho.
Tuân thủ pháp lý
Nhiều ngành nghề yêu cầu lưu trữ tài liệu trong thời gian dài theo quy định pháp luật. Kho tài liệu giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu này một cách dễ dàng.
Các khách hàng lưu trữ hồ sơ tài liệu tại MyStorage
Có rất nhiều khách hàng lưu trữ hồ sơ tài liệu tại MyStorage. MyStorage cung cấp các giải pháp lưu trữ tiện lợi và vô cùng linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng tại từng thời điểm khác nhau. Đối với các hồ sơ tài liệu đang được xử lý, đang được quyết toán và cần phải truy xuất thường xuyên, doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng kho tự quản, cho phép truy xuất 24/7.
Còn đối với các tài liệu đã được xử lý xong, không cần phải sử dụng nhưng phải lưu trữ trong nhiều năm theo quy định, khách hàng sẽ chuyển sang sử dụng kho dịch vụ trọn gói. Đội ngũ MyStorage sẽ hỗ trợ lấy hàng, vận chuyển đến kho và lưu trữ an toàn trong thời gian nhiều năm.
Rất nhiều khách hàng đã lựa chọn và tin tưởng khi sử dụng dịch vụ kho lưu trữ hồ sơ tài liệu tại MyStorage. Chúng tôi tự hào khi trong đó có một số khách hàng lớn và lâu năm như DHL – tập đoàn nổi tiếng thế giới trong ngành logistics.
Kết luận
Kho tài liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Với dịch vụ lưu trữ tại MyStorage, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm về sự an toàn và tiện lợi.
Liên hệ MyStorage ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ lưu trữ đẳng cấp quốc tế với đội ngũ quản lý đến từ Đức – Mỹ!
