紙の文書は組織の運営において重要な役割を果たします。ベトナムでは、文書管理には適切な保管、保護、文書の容易な取り出しだけでなく、法的要件の遵守も求められます。多くの企業は現地保管スペースの制限に直面しており、すべての文書を社内に保管することはほぼ不可能です。ここで紙文書保管サービスが重要な役割を果たします。
なぜ企業に紙文書保管サービスが必要なのか？
MyStorageでは、特定の種類の文書がその重要性と量によって専門の保管ソリューションを必要とすることを理解しています。最も一般的な保管ニーズの中には、税務関連の文書や建設会社の文書があります。以下は、企業が文書保管を選択する一般的なケースです。
法的および規制の遵守
ベトナムでは、ほとんどの記録、請求書、および文書を最低5年間、場合によっては永久に保管する必要があります。過去の記録を保管することは、地方政府機関が税金や強制保険に問題が生じた場合にそれらを確認する可能性があるため重要です。これらの規制を遵守するためには、文書を保管および管理するためのよく組織されたシステムが必要です。
長期保管
一部の企業は、多くの場合、病院、診療所、そして小規模な建設会社のように、長年にわたって文書を保管する必要があります。これらの文書は、長期にわたり制御された環境で保管する必要があります。これらの文書が時間の経過とともに劣化しないように、気候制御の保管オプションを提供する専門の保管施設が必要です。
病院および診療所
医療記録には、患者の健康状態や個人情報に関する重要な情報が含まれています。したがって、医療検査および治療の過程、および医療記録の保管期間中にそれらを機密に保持する必要があります。ベトナムの法律では、多くの種類の医療記録を最低10年間保管することが規定されています。これは、各病院/診療所が日々、毎月、毎年非常に大量の医療記録を保管する必要があることを意味します。
小規模な建設会社
ベトナムでは、建設会社やインテリアデザインスタジオが急成長しています。これらの各企業は毎年多くの異なるサイズのプロジェクトを処理し、大量の書類を生成します。小規模な建設会社やデザインスタジオは、通常オフィススペースが限られており、内部スペースに文書を保管することはスペースを消費し、時には創造性を妨げることがあります。彼らは、図面、プロジェクト記録、契約書、許可書、およびその他の文書を整理して安全に保管するために文書保管が必要です。
事業停止会社
会社が事業を停止する場合、解決されていない文書や書類を保管するために安全な文書保管施設が必要になることがあります。
文書保管サービスの利点
一般的または気候制御されたプライベートユニット/倉庫オプション
顧客は紙の文書を保管するための多くのオプションを持っています。従来の保管ユニットは、基本的な保護を提供し、非機密文書に適しています。しかし、極端な温度や湿度から保護が必要な機密文書を持つ企業は、気候制御された保管を選ぶべきです。
コスト効率
外部文書保管を利用することは、社内保管を運営することや文書を保管するためにオフィススペースを拡張することよりもコスト効率が高いオプションです。
セキュリティと保護
専門の文書保管施設は、プライバシーを保証し、文書を紛失や盗難から保護するために、監視、アクセス制御、および火災保護を含むセキュリティシステムを提供します。
MyStorageはプロフェッショナルな文書保管のパートナーです
「最も重要な紙を保管するために最適な保管サービスを選択する際に考慮すべき主要な機能は何ですか？」これは、企業が必ず問うべき必須かつ頻繁な質問です。文書保管提供者を選択する際には、文書の安全性とアクセス性を保証するための主要な機能を考慮することが重要です。それならMyStorageがあなたの解決策です！MyStorageでは、顧客は共有保管またはセルフストレージから選択するオプションも提供しています。以下は私たちが提供するサービスです：
段ボール箱のパッケージ
MyStorageは、文書保管のための新しい耐久性のある段ボール箱と、簡単に整理するためのラベルを提供します。
ドアツードアの引越しサービス
MyStorageの専門のカスタマーサービススタッフが、要望に応じてあなたの場所から当社の保管施設まで文書を安全に運送します。
安全な文書保管
私たちの安全な倉庫には、盗難、火災、および危険防止策を含む多くの設備と、24時間365日の空調システムが備わっています。
文書の破棄とシュレッディング
MyStorageは、機密資料を安全に処分するための安全な文書破棄およびシュレッディングサービスを提供します。
セルフストレージオプションで24時間365日アクセス可能
多くの顧客が文書を保管するためにセルフストレージユニットを利用しています。このオプションでは、必要な時にいつでもアクセスできるキーパッドロックを持っています。私たちは、保管されたすべてのアイテムへの簡単なアクセスが非常に重要であることを理解しています。
紙の文書保管サービスは、企業にとって不可欠です。MyStorageのような専門の保管施設を利用することで、企業は文書管理プロセスを合理化し、貴重な情報を効果的に保護することができます。
