종이 문서는 조직 운영의 중요한 부분을 차지합니다. 베트남에서 문서 관리는 적절한 보관, 보호, 문서의 손쉬운 검색뿐만 아니라 법적 요구 사항을 준수해야 합니다. 많은 기업이 현장 보관 공간의 제한에 직면해 있어 모든 문서를 사내에 보관하는 것이 거의 불가능합니다. 이때 종이 문서 보관 서비스가 중요한 역할을 합니다.
왜 비즈니스에 종이 문서 보관 서비스가 필요한가요?
MyStorage에서는 특정 문서 유형이 그 중요성과 양으로 인해 전문 보관 솔루션이 필요하다는 것을 이해하고 있습니다. 가장 흔한 보관 요구 중 하나는 세금 관련 문서와 건설 회사의 문서입니다. 여기 비즈니스가 문서 보관을 선택하는 일반적인 사례가 있습니다:
법적 및 규제 준수
베트남에서는 대부분의 기록, 송장 및 문서를 최소 5년, 때로는 영구적으로 보관해야 합니다. 과거 기록을 보관하는 것이 중요한 이유는 지방 정부 기관이 세금이나 의무 보험 문제 발생 시 이를 요구할 수 있기 때문입니다. 이러한 규정을 준수하려면 문서 보관 및 관리 시스템이 잘 조직되어 있어야 합니다.
장기 보관
일부 유형의 비즈니스는 문서를 수년 동안 보관해야 하며, 주로 병원, 클리닉 및 소규모 건설 회사가 이에 해당합니다. 이러한 문서는 시간이 지남에 따라 악화되지 않도록 제어된 환경에서 장기 보관이 필요합니다. 이들은 문서를 보호하기 위해 기후 제어 보관 옵션을 제공하는 전문 보관 시설이 필요합니다.
병원 및 클리닉
의료 기록에는 환자의 건강 상태 및 개인 정보에 대한 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 따라서 의료 검사 및 치료 과정과 의료 기록 보존 기간 동안 이를 비밀로 유지해야 합니다. 베트남 법률에 따르면, 많은 유형의 의료 기록은 최소 10년간 보관해야 합니다. 이는 각 병원/클리닉이 매일, 매월, 매년 엄청난 양의 의료 기록을 보관해야 함을 의미합니다.
소규모 건설 회사
베트남에서는 건설 회사와 인테리어 디자인 스튜디오가 급성장하고 있습니다. 이들 각각은 매년 다양한 크기의 많은 프로젝트를 처리하여 엄청난 양의 서류를 생성합니다. 소규모 건설 회사와 디자인 스튜디오는 일반적으로 사무실 공간이 제한되어 있어 내부 공간에 문서를 보관하는 것은 공간을 많이 차지하며 때로는 창의성을 방해합니다. 이들은 도면, 프로젝트 기록, 계약서, 허가서 및 기타 문서를 조직적으로 안전하게 보관하기 위해 문서 보관이 필요합니다.
회사 운영 중단
회사가 운영을 중단할 때, 해결되지 않은 문서 및 서류를 보관하기 위해 안전한 문서 보관 시설이 필요할 수 있습니다.
문서 보관 서비스의 이점
일반 또는 기후 제어 개인 유닛/창고 옵션
고객들은 종이 문서를 보관할 다양한 옵션을 가지고 있습니다. 일반 보관 유닛은 민감하지 않은 문서에 적합하여 기본적인 보호를 제공합니다. 그러나 극한 온도와 습기로부터 보호가 필요한 민감한 문서를 보관하려면 기후 제어 보관을 선택해야 합니다.
비용 효율성
외부 문서 보관을 이용하는 것이 사내 보관 운영이나 문서를 보관하기 위해 사무실 공간을 확장하는 것보다 비용 효율적인 옵션입니다.
보안 및 보호
전문 문서 보관 시설은 프라이버시를 보장하고 문서를 손실이나 도난으로부터 보호하기 위해 감시, 출입 통제 및 화재 보호와 같은 보안 시스템을 제공합니다.
MyStorage는 전문 문서 보관을 위한 파트너입니다
“가장 중요한 종이를 보관하기 위해 가장 적합한 보관 서비스를 선택하는 데 필요한 주요 기능은 무엇인가요?” 이것은 기업이 반드시 물어봐야 할 필수적이면서도 빈번한 질문입니다. 문서 보관 제공자를 선택할 때, 문서의 안전성과 접근성을 보장하는 주요 기능을 고려하는 것이 중요합니다. 그렇다면 MyStorage가 해결책입니다! MyStorage에서는 고객이 공유 보관 또는 셀프 스토리지 중에서 선택할 수 있는 옵션도 제공합니다. 다음은 우리가 제공하는 서비스입니다:
종이 상자 포장
MyStorage는 문서 보관을 위한 새롭고 내구성 있는 골판지 상자와 쉬운 조직을 위한 라벨을 제공합니다.
도어 투 도어 이동 서비스
MyStorage의 전문 고객 서비스 직원이 요청 시 귀하의 위치에서 우리 보관 시설로 문서를 안전하게 운송합니다.
안전한 문서 보관
우리의 안전한 창고는 절도, 화재 및 위험 방지 조치를 포함한 다양한 편의 시설과 24/7 공기 조절 시스템을 갖추고 있습니다.
문서 파기 및 분쇄
MyStorage는 민감한 자료를 안전하게 폐기하기 위해 안전한 문서 파기 및 분쇄 서비스를 제공합니다.
셀프 스토리지 옵션으로 24/7 접근 가능
우리 고객 중 다수는 문서를 보관하기 위해 셀프 스토리지 유닛을 사용하고 있습니다. 이 옵션을 통해 필요할 때마다 언제든지 접근할 수 있는 키패드 잠금을 제공합니다. 우리는 보관된 모든 항목에 대한 쉬운 접근이 정말로 중요하다는 것을 이해합니다.
종이 문서 보관 서비스는 비즈니스에 필수적입니다. MyStorage와 같은 전문 보관 시설을 사용함으로써 기업은 문서 관리 프로세스를 간소화하고 귀중한 정보를 효과적으로 보호할 수 있습니다.
