Hồ sơ tài liệu là một phần không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Nhưng khi chi phí thuê văn phòng càng đắt đỏ và không gian làm việc ngày càng bị thu hẹp, nhu cầu về dịch vụ thuê kho lưu trữ văn bản và kho lưu trữ tài liệu ngày càng tăng cao. Các kho lưu trữ này là giải pháp tối ưu để bảo quản an toàn các loại giấy tờ quan trọng, giúp tiết kiệm không gian văn phòng và đảm bảo quy trình quản lý tài liệu được diễn ra hiệu quả. Để lựa chọn dịch vụ phù hợp, bạn nên cân nhắc kỹ 5 tiêu chí sau:
Hệ Thống An Ninh Bảo Mật
Các tài liệu như hợp đồng, hồ sơ pháp lý hay báo cáo tài chính đều chứa thông tin quan trọng cần bảo mật của doanh nghiệp, vì vậy cần được lưu trữ trong môi trường có mức độ bảo mật cao.
Kiểm Soát Nhiệt Độ và Độ Ẩm
Ở Việt Nam, hầu hết hồ sơ, hóa đơn và chứng từ phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm, một số tài liệu còn được yêu cầu phải lưu vĩnh viễn. Việc lưu giữ lại hồ sơ rất quan trọng vì các cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu xem xét lại chúng nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra. Để tuân thủ tốt các quy định này, doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả.
Một số loại hình doanh nghiệp được yêu cầu lưu giữ tài liệu trong nhiều năm, có thể kể đến như là hồ sơ bệnh án của bệnh viện, phòng khám và giấy tờ dự án của các công ty xây dựng, thiết kế nhà ở, v.v.. Tài liệu của họ phải lưu trữ lâu dài và được kiểm soát chặt chẽ để bảo không bị hư hỏng theo thời gian.
Tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng khi tiếp xúc với môi trường không phù hợp, đặc biệt là tại TP HCM với khí hậu nhiệt đới ẩm. Vì vậy, kho lưu trữ tài liệu cần thiết phải có hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tiên tiến.
Diện Tích và Cách Sắp Xếp Khoa Học
Không gian lưu trữ phải được thiết kế tối ưu, đáp ứng nhu cầu sắp xếp tài liệu khoa học và hỗ trợ truy xuất nhanh chóng.
Vị Trí Địa Lý Thuận Tiện
Một kho lưu trữ tài liệu cần được đặt ở vị trí thuận tiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khi cần lấy hoặc bổ sung tài liệu.
- Khu vực giao thông thuận lợi: Kho nên nằm gần trung tâm TP.HCM hoặc các tuyến đường chính.
- An ninh khu vực đảm bảo: Địa điểm lưu trữ cần được đặt ở nơi có mức độ an ninh cao để tăng cường sự bảo vệ.
Chi Phí Hợp Lý và Minh Bạch
Chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi chọn kho lưu trữ văn bản hoặc kho lưu trữ tài liệu. Đặc biệt là với nhu cầu thuê kho lâu dài, bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ có chi phí hợp lý và minh bạch.
MyStorage – Đơn Vị Cung Cấp Kho Lưu Trữ Văn Bản và Tài Liệu Hàng Đầu Tại TP.HCM
Nếu bạn đang tìm kiếm một kho lưu trữ văn bản hoặc kho lưu trữ tài liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế tại TP.HCM, MyStorage chính là sự lựa chọn lý tưởng. Với hệ thống bảo mật 3 lớp, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm chặt chẽ, chúng tôi mang đến cho khách hàng một giải pháp lưu trữ an toàn, hiện đại và chuyên nghiệp.
Kho lưu trữ của MyStorage không chỉ tọa lạc tại vị trí đắc địa mà còn được trang bị đầy đủ các tiện nghi cần thiết để bảo quản tài liệu tối ưu. Đặc biệt, dịch vụ của chúng tôi minh bạch về chi phí, không có phụ phí ẩn, giúp bạn yên tâm sử dụng lâu dài.
Hệ thống bảo mật cao:
- Hệ thống bảo mật 3 lớp: cổng bảo vệ, khóa thông minh bằng mã pin/vân tay ở cửa phòng kho và ổ khóa riêng cho từng phòng kho.
- Hệ thống giám sát 24/7: Một kho lưu trữ văn bản tiêu chuẩn cần được trang bị camera an ninh và hệ thống bảo vệ chuyên nghiệp.
- Truy cập giới hạn: Chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có quyền tiếp cận kho lưu trữ tài liệu, giảm thiểu tối đa rủi ro rò rỉ thông tin.
- Hệ thống cảnh báo hiện đại: Cảm biến chuyển động và báo động chống đột nhập giúp tăng cường mức độ an toàn.
Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm:
- Điều hòa không khí: Đảm bảo kho lưu trữ tài liệu duy trì nhiệt độ ổn định, giúp bảo vệ chất lượng giấy tờ.
- Kiểm soát độ ẩm: Hệ thống hút ẩm hiện đại tại kho lưu trữ văn bản giúp ngăn ngừa nấm mốc và các tác nhân gây hại khác.
Diện tích và cách sắp xếp khoa học
- Kệ lưu trữ chuyên dụng: Khi sử dụng kho tự quản của MyStorage, bạn có thể lắp thêm giá kệ, tủ đựng của mình để tối ưu hóa không gian lưu trữ tài liệu.
Vị trí địa lý vô cùng thuận tiện:
- Khu vực giao thông thuận lợi: Các cơ sở kho của MyStorage nằm ở Quận 2, Thủ Đức, Đồng Nai – nằm gần trung tâm TP.HCM hoặc các tuyến đường chính. Các cơ sở kho của MyStorage đều nằm ở các vị trí vô cùng thuận tiện, đường dẫn vào kho rộng rãi, bằng phẳng, dễ dàng ra vào cho mọi loại phương tiện ra vào kho, trong đó có xe hơi, xe tải. Đặc biệt cơ sở kho tự quản MyStorage nằm ở vị trí đắc địa trên đường Võ Nguyên Giáp, một trong những tuyến đường chính của thành phố, nằm dưới chân cầu Rạch Chiếc, và ngay dưới ga Metro Rạch Chiếc sắp được khánh thành.
- An ninh khu vực đảm bảo: Địa điểm lưu trữ cần được đặt ở nơi có mức độ an ninh cao để tăng cường sự bảo vệ.
Chi phí hợp lý và minh bạch
- Không phụ phí ẩn: Dịch vụ của MyStorage minh bạch về giá cả giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn.
- Chính sách linh hoạt: Các gói dịch vụ được thiết kế phù hợp với mọi nhu cầu, từ cá nhân cho đến doanh nghiệp lớn. MyStorage sẽ hỗ trợ điều chỉnh kích thước kho, diện tích lưu kho khi doanh nghiệp có nhu cầu.
Hãy liên hệ với MyStorage ngay hôm nay để khám phá dịch vụ lưu trữ cao cấp, bảo vệ tối ưu tài liệu và mang lại sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp của bạn!
