베트남 법령에 따른 회계 증빙·진료기록 보존 기간

베트남에서 회계 증빙과 진료기록 보존은 기업과 의료기관의 법적 의무이며, 보존 기간은 문서 종류별로 구분됩니다. 회계 증빙은 2015년 회계법과 시행령 174/2016/ND-CP에 따라 최소 5년, 10년 또는 영구 보존이며, 진료기록은 2025년 7월 1일부터 시행된 시행규칙 33/2025/TT-BYT에 따라 10년, 20년 또는 30년입니다. 두 문서군은 서로 다른 법체계의 적용을 받고 기밀 유지, 접근 권한, 열람 조건이 각기 달라 하나의 절차로 관리할 수 없습니다. 매일 들춰보지 않는 일반 행정 문서라면 호찌민시 MyStorage 셀프 스토리지로 사무실 공간을 비울 수 있습니다.

이 글은 2027년 기준으로 효력이 있는 법령, 즉 2026년 3월 16일자 회계법 통합문서 41/VBHN-VPQH, 시행령 174/2016/ND-CP, 2023년 진료법 15/2023/QH15, 시행규칙 33/2025/TT-BYT를 토대로 작성했습니다. 방향을 잡기 위한 내용이며 전문 법률 자문을 대신하지 않습니다. 보존 기간을 정하거나 문서를 폐기하기 전에는 현행 법령을 직접 확인해야 합니다.

1. 규정에 맞는 보존이 필요한 이유

회계 증빙과 진료기록을 규정대로 보존하면 기업과 의료기관은, 외부 문서 보관 서비스를 이용하는 경우까지 포함해, 법적 효력과 검색 가능성, 업무의 연속성을 확보할 수 있습니다. 두 문서는 목적이 다르고 적용 법률도 달라 같은 절차를 쓸 수 없습니다.

회계 증빙 보존의 역할

회계 증빙은 기업 재무 체계 전체의 법적 토대입니다. 빠짐없이 체계적으로 보관하면 핵심 업무를 직접 뒷받침합니다.

• 장부 기장과 재무제표 작성의 근거이며, 세무 당국·감사·재무 조사에 대한 소명 자료가 됩니다.
• 세무 결산, 내부 통제, 경제 계약 분쟁 해결에 쓰입니다.
• 당국이 자료를 요구할 때 과거 재무 수치를 분실하거나 어긋나게 하거나 대조하지 못하는 위험을 줄입니다.
• 2015년 회계법 제41조(2026년 통합문서 41/VBHN-VPQH)에 따라 회계 단위는 규정 기간 동안 회계 자료를 완전하고 안전하게 보존하고, 기한이 되면 국가기록원에 인계할 책임이 있습니다.

진료기록 보존의 역할

진료기록은 임상 문서일 뿐 아니라 환자와 의료기관 양쪽의 권익을 지키는 수단입니다. 구체적인 법적·전문적 역할은 다음과 같습니다.

• 접수부터 진찰, 진단, 치료, 간호까지 전 과정을 기록해 이어지는 치료와 진료 질 평가를 돕습니다.
• 민원, 의료 분쟁, 산업재해, 교통사고 등 법적 요구를 해결하는 근거가 됩니다.
• 2023년 진료법 제69조에 따라 환자의 사생활과 민감한 건강 정보를 보호합니다.
• 과학 연구, 보건 통계, 공중보건 정책 수립에 활용됩니다.

왜 하나의 절차로 관리할 수 없나요?

문서 관리 체계를 만들 때 많은 조직이 놓치는 핵심입니다. 두 문서군의 근본적인 차이는 다음과 같습니다.

2. 현행법상 회계 증빙 보존 기간

회계법 시행령 174/2016/ND-CP에 따라 회계 자료는 최소 5년, 최소 10년, 영구 보존의 세 가지로 나뉩니다. 어느 쪽에 해당하는지는 문서의 이름이 아니라 회계 절차에서 맡는 기능으로 정해집니다.

최소 5년 보존 대상

관리와 운영에 쓰이지만 장부 기장이나 재무제표 작성에 직접 쓰이지 않는 자료입니다. 기간이 짧아도 다른 종이 문서와 마찬가지로 곰팡이와 습기를 막는 보관 조건이 필요합니다. 5년이 적용되는 대상은 다음과 같습니다.

• 장부 기장과 재무제표 작성에 직접 쓰이지 않는 증빙, 예를 들어 회계부서가 아닌 현업 부서가 보관하는 입금전표·출금전표·입고전표·출고전표 사본.
• 기장이나 보고 기능이 없는, 단위의 관리·운영용 자료.
• 회계부서 밖에 보관되지만 경제·재무 거래와 관련된 자료.

최소 10년 보존 대상

회계 체계에서 가장 중요한 자료입니다. 10년 보존이 의무인 대상은 다음과 같습니다.

• 장부 기장과 재무제표 작성에 직접 쓰이는 증빙: 회계부서가 보관하는 입출금·입출고 전표 전부, 부가가치세 세금계산서, 검수 조서, 세금 납부 영수증.
• 보조원장, 총계정원장, 계정별 원장, 전표 일계표.
• 월·분기·연간 재무제표, 예산 결산 보고서(국가 예산을 쓰는 단위).
• 고정자산 처분·매각 관련 서류, 정기 자산 실사 및 평가 자료.
• 완공된 건설공사 결산 서류.

영구 보존 대상

경제적·역사적·안보적 가치가 특별한 일부 회계 자료는 기한 없이 보존해야 합니다.

• 권한 있는 기관이 판단하기에 경제, 안보, 국방 측면에서 사료적 가치가 있는 회계 자료.
• 국가 회계 단위가 작성·보관하는 일부 국가 예산 결산 서류와 특별히 중요한 사업 서류.
• 영구 보존 대상 지정은 권한 있는 상급의 결정이 필요하며 자동으로 적용되지 않습니다.

보존 기간의 기산 시점

기산 시점을 정확히 잡아야 너무 일찍 폐기하거나, 기한이 지난 자료를 방치하는 일을 막을 수 있습니다.

• 대부분의 회계 증빙과 장부: 연간 회계기간 종료일(보통 회계연도 12월 31일)부터.
• 완료된 업무의 자료: 관련 회계 업무가 끝난 날부터.
• 회계 단위는 연간 회계기간 종료 또는 회계 업무 종료 후 12개월 안에 자료를 보존 체계에 넣어야 합니다.
• 투자 사업 회계 자료는 기산 시점이 다를 수 있어 해당 규정을 확인해야 합니다.

3. 시행규칙 33/2025/TT-BYT에 따른 진료기록 보존

2025년 7월 1일부터 시행규칙 33/2025/TT-BYT가 시행규칙 53/2017/TT-BYT를 대체해, 모든 진료기관의 진료기록 보존 기간에 대한 법적 근거가 되었습니다. 의료기관은 하나의 기간을 일괄 적용하지 말고 이 시행규칙 부록의 전체 목록을 대조해야 합니다.

시행규칙 53/2017/TT-BYT는 2025년 7월 1일부로 효력을 잃어 더 이상 유효한 법적 근거가 아닙니다. 이를 근거로 한 진료기록 보존 기간표는 모두 낡은 것입니다. 의료기관은 시행규칙 33/2025/TT-BYT를 유일한 기준으로 삼아야 합니다.

대표적인 진료기록 유형별 보존 기간

시행규칙 33/2025/TT-BYT는 기록 유형별로 보존 기간을 정합니다. 아래 표는 대표적인 몇 가지를 예로 든 것이며 부록의 전체 목록을 대신하지 않습니다.

참고: 위 표는 대표적인 유형만 인용한 것입니다. 각 기록에 적용되는 정확한 기간은 시행규칙 33/2025/TT-BYT 부록 전체를 확인해야 합니다.

진료기록에는 어떤 자료가 포함되나요?

현행 규정상 진료기록은 의료 제공 전 과정을 기록한 자료의 묶음입니다. 필수 구성은 다음과 같습니다.

• 신원·행정 정보: 성명, 생년월일, 주소, 주민등록번호 또는 시민증 번호, 건강보험 정보.
• 임상 진찰 결과, 검사, 영상 진단, 기능 검사 결과.
• 치료 지시, 처방전, 치료 경과와 일일 관찰 기록.
• 수술·시술 기록, 간호 기록지, 퇴원 요약.
• 보건부가 정한 양식의 요약 기록 또는 퇴원 증명서.

기밀 유지와 열람 권한

진료기록에는 개인정보 보호에 관한 시행령 13/2023/ND-CP상 민감 정보로 분류되는 개인 건강 정보가 담겨 있습니다. 2023년 진료법 제69조에 따른 필수 원칙은 다음과 같습니다.

• 진료기록은 비밀로 보관해야 하며, 환자의 건강 정보를 권한 없는 제3자에게 노출해서는 안 됩니다.
• 환자와 법정 대리인은 정해진 절차에 따라 기록을 읽고 보고 복사하고 기록할 수 있습니다.
• 수사·기소·재판 기관, 보건 감독 기관, 사회보험 기관은 직무 범위 안에서 적법한 절차에 따라 열람할 수 있습니다.
• 의료기관은 추적이 가능하도록 진료기록의 대출·복사·열람 대장을 작성해야 합니다.

4. 안전하고 효율적인 보존 체계 만들기

좋은 보존 체계는 보존 기간을 지키는 데 그치지 않고, 문서의 완전성을 지키고 빠르게 찾을 수 있게 하며 접근을 엄격히 통제해야 합니다. 전자 기록이라면 보존 기간 내내 진본성, 백업, 데이터 보안 요건이 더해집니다.

표준화된 분류와 목록 작성

보존 체계를 세울 때 가장 먼저, 가장 중요한 일은 일관된 기준으로 문서를 분류하는 것입니다.

• 업무별(회계, 행정, 인사, 계약)과 발생 연도별로 분류하고, 담당 부서별 구분을 함께 적용합니다.
• 고유 문서 코드를 붙이고 일련번호, 보존 시작일, 보존 기한 종료일, 기밀 등급을 명시합니다.
• 기한이 다가오는 문서를 추적하는 전자 목록을 두어 연장, 규정에 따른 폐기, 국가기록원 이관을 미리 준비합니다.
• 일반 문서와 진료기록처럼 특별한 기밀이 필요한 문서는 물리적으로도 논리적으로도 완전히 분리합니다.

종이 회계 증빙 보존 절차

종이 증빙은 입고 점검부터 정식 보관까지 표준 절차가 필요합니다.

1. 증빙의 완전성과 형식상 적법성을 확인합니다(규정에 맞는 서명, 날인, 날짜).
2. 보관 전에 증빙을 장부, 재무제표, 관련 자료와 대조해 불일치를 찾아냅니다.
3. 회계연도, 업무 유형 또는 계정별로 정리하고 묶음마다 쪽번호를 연속으로 매깁니다.
4. 묶음 이름, 기간, 분류 코드를 적은 하드커버로 제본하고 묶음 목록을 만듭니다.
5. 출입이 통제되는 보관 구역을 마련하고 튼튼한 선반, 방습, 소방 설비를 갖춥니다.
6. 대출, 복사, 반납 요청이 있을 때마다 통일된 양식에 빠짐없이 기록합니다.

종이 진료기록 보존 절차

진료기록은 기밀성과 긴 보존 기간 때문에 더 엄격한 절차가 필요합니다.

1. 치료가 끝나는 즉시 규정된 구성, 내용, 권한자 서명을 갖춰 기록을 완성합니다.
2. 구성 요소가 모두 있는지, 환자 식별 정보가 맞는지, 기록 간 내용이 일치하는지 확인합니다.
3. 시행규칙 33/2025/TT-BYT에 따라 기록군과 보존 기간별로 분류하고 보존 기한 라벨을 명확히 붙입니다.
4. 잠금장치, CCTV, 적절한 소방 설비를 갖춘 전용 구역에 엄격히 통제해 보관합니다.
5. 열람 대장을 유지해 반출, 반납, 복사와 그 사유 및 권한을 모두 기록합니다.

전자 기록과 문서 디지털화

전자 보존은 피할 수 없는 흐름이지만, 모든 디지털화가 종이와 같은 법적 효력을 갖는 것은 아닙니다.

• 두 가지는 다릅니다: 처음부터 전자로 작성된 문서(규정에 따른 전자서명 포함)와 종이를 스캔한 PDF는 법적으로 전혀 다른 범주입니다. 스캔했다고 원본을 폐기할 수 있는 것은 아닙니다.
• 필수 기술 요건: 전자 기록은 완전성(서명 후 수정 불가), 진본성(2023년 전자거래법에 따른 전자서명 또는 디지털서명), 보존 기간 내 검색 가능성을 갖춰야 합니다.
• 전자 진료기록: 도입한 의료기관은 기술 조건, 접근 권한, 백업 방식에 관한 시행규칙 13/2025/TT-BYT의 요건도 함께 확인해야 합니다.
• 권한과 통제: 직책별 접근 권한을 설정하고 모든 열람과 수정을 기록하며, 정기 백업과 사고 시 복구 방안을 갖춰야 합니다.

5. 외부 창고를 빌릴 때의 법적 유의점

종이 문서 보관 공간이 부족해 외부 창고를 고려하는 조직이 많습니다. 다만 문서를 밖으로 옮긴다고 법적 책임까지 넘어가는 것은 아니며, 모든 문서가 이 방식에 맞는 것도 아닙니다.

외부 보관 업체를 고를 때의 기준

어떤 업체와 계약하든 다음 기준을 꼼꼼히 따져야 합니다.

• 보안 통제: 상시 CCTV, 카드나 개인 PIN을 통한 출입 통제, 상주 경비, 권한 없는 제3자의 보관 구역 접근 차단.
• 물리적 보관 조건: 방습(습도 60% 미만 유지, 종이 문서가 곰팡이로 상하지 않게 하는 방법 참고), 통풍, 열원과의 격리, 누수 흔적 없음, 해충과 쥐 대책.
• 소방: 자동 화재감지기, 기준에 맞는 소화기, 정기 점검을 받은 대피 계획.
• 문서 관리: 코드 체계, 상자 번호, 원격 조회가 가능한 전자 목록, 약속한 기한 안에 문서를 제공할 수 있는 능력.
• 명확한 계약: 분실, 훼손, 화재, 데이터 침해 시 각 당사자의 책임과 배상 수준, 이의 제기 절차.

회계 증빙을 외부에 맡겨도 될까요?

종이 회계 증빙이라면 조건부로 검토할 만합니다.

• 규정대로 완결되어 자주 찾지 않는 문서, 보통 마감된 지 2~3년 이상 지난 회계기간의 서류에만 적합하며, 이런 자료는 전용 문서 보관 서비스에 어울립니다.
• 기업은 여전히 통제권을 유지해야 하고, 세무·감사·조사 기관의 요구가 있으면 합리적인 기간 안에 문서를 제공할 수 있어야 합니다.
• 인계 전에 인계 목록, 각 문서의 보존 기간, 기한이 되었을 때의 통지와 반환 책임을 다시 점검해야 합니다.
• 보관 장소는 권한 있는 기관의 갑작스러운 요구에도 문서를 제공할 수 있을 만큼 가까워야 합니다.

진료기록을 외부에 맡겨도 될까요?

회계 증빙보다 훨씬 신중해야 합니다.

• 기본값으로 삼지 마세요: 진료기록에는 시행령 13/2023/ND-CP상 민감 정보인 개인 건강 정보가 들어 있어, 일반 창고의 범위를 넘는 기밀 유지와 접근 통제, 법적 책임이 요구됩니다.
• 검토한다면: 의료기관은 업체의 정보보안 역량을 엄격히 평가하고, 비밀유지계약(NDA)을 충실히 체결하며, 법적 책임과 열람 통제권을 그대로 유지해야 합니다.
• 전문 시스템을 대신하지 못합니다: 일반 창고는 의료 법규를 충족하는 전용 진료기록 관리 체계를 대신할 수 없습니다. 일반 셀프 스토리지에 넣을 문서가 아닙니다.

일반 기업 문서를 위한 셀프 스토리지

일반 행정 문서, 종료된 계약서, 오래된 인사 서류처럼 특별히 민감하지 않은 자료를 밖으로 옮겨 사무실 공간을 비우려는 기업과 사무실이라면, 개인 셀프 스토리지가 유연한 대안이 됩니다.

MyStorage는 온도 조절이 되는 보관 공간, 습도 관리, 폐쇄형 보안 시스템, 개인 출입 코드를 갖춘 창고를 제공하며, 안정적인 환경이 필요한 일반 종이 문서 보관에 적합합니다. 다만 분명히 해 둘 점이 있습니다. MyStorage는 일반적인 물리적 보관 솔루션이며, 별도의 전문 조건을 충족하고 확인받지 않는 한 법적 기준을 갖춘 회계 증빙 보관처나 의료 법규상 진료기록 보관소로 홍보되지 않습니다.

문서가 몇 세제곱미터가 필요한지 모르겠다면 아래 AI 계산기를 사용해 보세요.

6. 문서 보관 솔루션 참고 가격

일반 종이 문서를 둘 공간을 넓히려는 기업과 조직을 위해, 2027년 호찌민시 기준 참고 비용을 정리했습니다.

참고: 위 금액은 2027년 호찌민시 시장 기준 참고가입니다. 실제 비용은 문서량, 임대 기간, 요구 사항에 따라 달라집니다. 일반 행정 문서라면 아래 도구로 크기별 정확한 요금을 확인할 수 있고, 회계 증빙과 의료 전문 문서는 그에 맞는 전문 역량과 법적 약정을 갖춘 업체에 문의해야 합니다.

7. 규정에 맞는 보존이 준법의 토대입니다

회계 증빙과 진료기록 보존은 단순한 행정이 아니라 조직, 임직원, 환자, 관련 당사자의 권익을 지키는 법적 의무입니다. 보존 기간과 기밀 요건, 열람 조건이 근본적으로 다르기 때문에, 각 조직은 업무 특성과 현행 전문 법령에 맞는 별도의 분류·관리 체계를 갖춰야 합니다.

회계 증빙은 시행령 174/2016/ND-CP와 문서 유형을 정확히 대조해 5년, 10년, 영구 중 어디에 해당하는지 정하는 데서 출발합니다. 진료기록은 2025년 7월 1일부터 옛 규정을 대체한 시행규칙 33/2025/TT-BYT가 유일하게 유효한 근거입니다. 두 경우 모두 전자 보존은 전자거래와 개인정보 보호에 관한 현행 법 테두리 안에서 이뤄져야 합니다.

안전하고 통제된 환경에 일반 행정 문서를 두어야 하는 사무실과 기업에는 기업용 보관 창고가 사무실을 넓히는 것보다 유연하고 비용이 적게 드는 대안입니다. 가까운 지점은 호찌민시 MyStorage 지점 안내에서 확인하거나, MyStorage에 문의해 문서군별로 알맞은 방법을 상담받으세요.

8. 문서 보존에 관한 자주 묻는 질문