ベトナム法令に基づく会計証憑・診療記録の保存期間

ベトナムでは、会計証憑と診療記録の保存は企業と医療機関の法的義務であり、保存期間は書類の種類ごとに定められています。会計証憑は2015年会計法と政令174/2016/ND-CPにより最低5年、10年または永久保存、診療記録は2025年7月1日施行の通達33/2025/TT-BYTにより10年、20年または30年です。この2つはそれぞれ異なる法体系の下にあり、守秘、アクセス権、閲覧条件の要件も別なので、同じ手順では管理できません。毎日は参照しない一般的な事務書類であれば、ホーチミン市の MyStorage セルフストレージでオフィスの場所を空けられます。

本記事は2027年時点で効力のある法令、すなわち2026年3月16日付の会計法統合文書41/VBHN-VPQH、政令174/2016/ND-CP、2023年診療法15/2023/QH15、通達33/2025/TT-BYTに基づいています。方向性を示すもので、専門的な法律助言に代わるものではありません。保存期間を決めたり書類を廃棄したりする前に、現行法令を直接確認してください。

1. 規定どおりの保存が必要な理由

会計証憑と診療記録を規定どおり保存することで、企業と医療機関は、外部の書類保管サービスを使う場合も含めて、法的な有効性、検索性、業務の継続性を確保できます。2つは目的も適用される法律も違うため、同じ保存手順は使えません。

会計証憑を保存する意味

会計証憑は企業の財務体系全体の法的な土台です。漏れなく体系的に保管することが、中核業務を直接支えます。

• 帳簿記帳と財務諸表作成の根拠であり、税務当局、監査、財務調査への説明資料になります。
• 税務確定申告、内部統制、経済契約の紛争解決に使われます。
• 当局から提出を求められたとき、過去の財務数値を紛失したり、食い違ったり、照合できなくなるリスクを減らします。
• 2015年会計法第41条（2026年統合文書41/VBHN-VPQH）により、会計単位は所定の期間、会計資料を完全かつ安全に保存し、期限が来れば国家記録機関へ引き渡す責任を負います。

診療記録を保存する意味

診療記録は臨床の文書であると同時に、患者と医療機関の双方を守る手段でもあります。法的・専門的な役割は次のとおりです。

• 受付から診察、診断、治療、看護までの全過程を記録し、継続治療と医療の質の評価を支えます。
• 苦情、医療紛争、労働災害、交通事故などの法的要求に対応する根拠になります。
• 2023年診療法第69条に基づき、患者のプライバシーと機微な健康情報を保護します。
• 科学研究、保健統計、公衆衛生政策の立案に役立ちます。

なぜ同じ手順で管理できないのか

書類管理の仕組みをつくるとき、多くの組織が見落とす肝心な点です。2つの書類群の根本的な違いは次のとおりです。

2. 現行法における会計証憑の保存期間

会計法の施行政令174/2016/ND-CPにより、会計資料は最低5年、最低10年、永久保存の3つに分かれます。どれに当たるかは書類の名称ではなく、会計手続の中で果たす機能で決まります。

最低5年保存するもの

管理・運営には使うものの、帳簿記帳や財務諸表の作成に直接は使わない資料です。期間が短くても、他の紙の書類と同じく湿気とカビを防ぐ保管条件が必要です。5年が適用されるのは次のものです。

• 帳簿記帳と財務諸表の作成に直接使わない証憑。たとえば会計部門ではなく現場部門が保管する入金伝票、出金伝票、入庫伝票、出庫伝票の写し。
• 記帳や報告の機能を持たない、単位の管理・運営用の資料。
• 会計部門以外で保管されるが、経済・財務取引に関係する資料。

最低10年保存するもの

会計体系の中で最も重要な資料です。10年保存が義務づけられるのは次のものです。

• 帳簿記帳と財務諸表の作成に直接使う証憑。会計部門が保管する入出金・入出庫の伝票すべて、付加価値税インボイス、検収調書、納税領収書を含みます。
• 補助元帳、総勘定元帳、勘定別元帳、伝票日記帳。
• 月次・四半期・年次の財務諸表、予算決算報告（国家予算を使う単位の場合）。
• 固定資産の処分・売却に関する書類、定期的な資産実地棚卸と評価の資料。
• 完成した建設工事の決算書類。

永久保存するもの

経済、歴史、安全保障、国防の面で特別な重みを持つ一部の会計資料は、期限を設けずに保存します。

• 権限のある機関の判断により、経済、安全保障、国防の面で史料的価値があるとされる会計資料。
• 国の会計単位が作成・保管する一部の国家予算決算書類、特に重要な事業の書類。
• 永久保存に当たるかどうかは権限のある上級の決定が必要で、自動的には適用されません。

保存期間の起算点

起算点を正しく決めることが、早すぎる廃棄や、期限切れの書類を放置する事態を防ぎます。

• ほとんどの会計証憑と帳簿：年度の会計期間の終了日（通常は会計年度の12月31日）から。
• 完了した業務の資料：関連する会計業務が終わった日から。
• 会計単位は、年度の会計期間または会計業務の終了から12か月以内に資料を保存に回す義務があります。
• 投資案件の会計資料は起算点が異なる場合があり、該当する規定の確認が必要です。

3. 通達33/2025/TT-BYT による診療記録の保存

2025年7月1日から、通達33/2025/TT-BYT が通達53/2017/TT-BYT に代わり、すべての診療機関における診療記録の保存期間の法的根拠となりました。医療機関は一律の期間を当てはめるのではなく、この通達の附属書にある一覧を照合する必要があります。

通達53/2017/TT-BYT は2025年7月1日をもって効力を失い、有効な法的根拠ではなくなりました。これに基づく診療記録の保存期間表はすべて古いものです。医療機関は通達33/2025/TT-BYT を唯一の参照先としてください。

代表的な診療記録の種類別の保存期間

通達33/2025/TT-BYT は記録の種類ごとに保存期間を定めています。下の表は代表的なものを例として挙げたもので、附属書の全一覧に代わるものではありません。

注：この表は代表的な種類のみを引用しています。各記録に適用される正確な期間は、通達33/2025/TT-BYT の附属書全体で確認してください。

診療記録に含まれる書類

現行の規定では、診療記録は医療の全過程を記録した書類の集合です。必須の構成は次のとおりです。

• 本人確認と事務の情報：氏名、生年月日、住所、身分証または国民 ID の番号、健康保険の情報。
• 臨床診察の結果、臨床検査、画像診断、機能検査の結果。
• 治療の指示、処方箋、治療経過と日々の観察記録。
• 手術・処置の記録、看護記録、退院時サマリー。
• 保健省が定める様式の要約記録または退院証明書。

守秘と閲覧の権利

診療記録には、個人情報保護に関する政令13/2023/ND-CP で機微情報に分類される個人の健康情報が含まれます。2023年診療法第69条による必須の原則は次のとおりです。

• 診療記録は秘密として保管し、患者の健康情報を権限のない第三者に漏らしてはなりません。
• 患者と法定代理人は、定められた手順に従って記録を読み、見て、複写し、書き写すことができます。
• 捜査・起訴・裁判の機関、医療監督機関、社会保険機関は、所管の範囲で適法な手続に従って閲覧できます。
• 医療機関は追跡できるよう、診療記録の貸出・複写・閲覧の台帳を備えなければなりません。

4. 安全で効率的な保存体制をつくる

よい保存体制は、保存期間を守るだけでなく、書類の完全性を保ち、素早く取り出せて、アクセスを厳しく管理できるものです。電子記録なら、保存期間を通じた真正性、バックアップ、データ保護の要件も加わります。

標準化した分類と目録づくり

保存体制をつくるとき、最初でいちばん大切なのが、一貫した基準で書類を分類することです。

• 業務別（会計、総務、人事、契約）と発生年別に分類し、担当部署ごとの区分も組み合わせます。
• 固有の書類コードを付け、通し番号、保存開始日、保存期限、機密区分を明記します。
• 期限が近づいた書類を追う電子目録を用意し、延長、規定に沿った廃棄、国家記録機関への移管に備えます。
• 一般の書類と、診療記録のように特別な守秘が要る書類は、物理的にも論理的にも完全に分けます。

紙の会計証憑の保存手順

紙の証憑には、受け入れ時の点検から正式な保管までの標準手順が必要です。

1. 証憑が揃っていて形式上も有効か確認します（規定どおりの署名、押印、日付）。
2. 保管前に証憑を帳簿、財務諸表、関連資料と照合し、食い違いを見つけます。
3. 会計年度、業務の種類または勘定科目ごとに整理し、各束に通しページ番号を振ります。
4. 束の名称、期間、分類コードを記したハードカバーで綴じ、束の目録をつくります。
5. 出入りを管理した保管区画を設け、丈夫な棚、防湿、消防設備を備えます。
6. 貸出、複写、返却の要請があるたびに、統一した様式へ漏れなく記録します。

紙の診療記録の保存手順

診療記録は守秘性と保存期間の長さから、より厳格な手順が必要です。

1. 治療が終わったらすぐ、規定の構成、内容、権限者の署名を揃えて記録を完成させます。
2. 構成が揃っているか、患者の本人確認情報が正しいか、記録同士の内容が一致しているか確認します。
3. 通達33/2025/TT-BYT に沿って記録群と保存期間ごとに分類し、保存期限のラベルをはっきり貼ります。
4. 施錠、防犯カメラ、適切な消防設備を備えた専用区画で、厳格に管理して保管します。
5. 閲覧台帳を保ち、持ち出し、返却、複写とその理由・権限をすべて記録します。

電子記録と書類のデジタル化

電子保存は避けられない流れですが、すべてのデジタル化が紙と同じ法的効力を持つわけではありません。

• 2つは別物です：最初から電子で作成した書類（規定に沿った電子署名付き）と、紙をスキャンした PDF は、法的にまったく別の区分です。スキャンしたからといって原本を廃棄できるわけではありません。
• 必須の技術要件：電子記録は完全性（署名後に改変されないこと）、真正性（2023年電子取引法に基づく電子署名またはデジタル署名）、保存期間中の検索可能性を備える必要があります。
• 電子診療記録：導入する医療機関は、技術条件、アクセス権限、バックアップ方法に関する通達13/2025/TT-BYT の要件も併せて確認してください。
• 権限と統制：職位ごとのアクセス権を設定し、閲覧と修正をすべて記録し、定期バックアップと障害時の復旧手段を用意します。

5. 外部の倉庫を借りるときの法的な注意点

紙の書類を置く場所が足りず、外部の倉庫を検討する組織は少なくありません。ただし書類を外へ移しても法的責任まで移るわけではなく、すべての書類がこの方法に向くわけでもありません。

外部の保管業者を選ぶときの基準

どの業者と契約する場合でも、次の点を丁寧に確かめてください。

• セキュリティ：常時の防犯カメラ、カードや個人用 PIN による入退室管理、常駐の警備、権限のない第三者を保管区画に立ち入らせないこと。
• 物理的な保管条件：防湿（湿度60%未満を保ち、紙の書類をカビさせない方法に沿うこと）、通風、熱源からの隔離、浸水跡がないこと、害虫やネズミへの対策。
• 消防：自動火災報知設備、基準に合う消火器、定期点検を受けた避難計画。
• 書類の管理：コード体系、箱の番号付け、遠隔で照会できる電子目録、約束した期限内に書類を出せる体制。
• 明確な契約：紛失、破損、火災、データ侵害が起きたときの双方の責任、賠償の水準、苦情処理の仕組み。

会計証憑を外部に預けてよいか

紙の会計証憑であれば、条件つきで検討に値します。

• 規定どおり完結し、めったに参照しない書類、ふつうは締めてから2〜3年以上たった会計期間の書類に限って向いており、こうした資料は専用の書類保管サービスに適しています。
• 企業は引き続き統制を保ち、税務当局、監査、調査の求めがあれば妥当な期間内に書類を出せなければなりません。
• 引き渡す前に、引き渡す書類の一覧、種類ごとの保存期間、期限が来たときの通知と返却の責任を見直します。
• 保管場所は、権限のある機関からの急な求めにも応じられる距離にある必要があります。

診療記録を外部に預けてよいか

会計証憑よりずっと慎重に考える必要があります。

• 既定の選択肢にしないこと：診療記録には政令13/2023/ND-CP で機微情報とされる個人の健康情報が含まれ、一般の倉庫の範囲を超える守秘、アクセス管理、法的責任が求められます。
• 検討する場合：医療機関は業者の情報セキュリティ能力を厳しく評価し、秘密保持契約（NDA）をきちんと結び、法的責任と閲覧の統制権を手放さないことが必要です。
• 専門システムの代わりにはなりません：一般の倉庫は、医療法令の要件を満たす専用の診療記録管理システムの代わりにはなりません。一般のセルフストレージに入れる書類ではありません。

一般的な企業書類のためのセルフストレージ

一般的な事務書類、終了した契約書、古い人事書類など、特別に機微ではない資料を外に出してオフィスを広く使いたい企業や事務所には、個人向けセルフストレージが柔軟な選択肢になります。

MyStorage は温度管理のある保管スペース、湿度管理、閉鎖式のセキュリティ、個人用の入退室コードを備えた区画を提供しており、安定した環境が必要な一般の紙書類の保管に向いています。ただしはっきりさせておくべき点があります。MyStorage は一般的な物理保管のサービスであり、別途の専門条件を満たして確認されない限り、法的基準を満たす会計証憑の保管先や、医療法令に基づく診療記録の保管庫としてうたっているものではありません。

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6. 書類保管ソリューションの参考価格

一般的な紙書類を置く場所を広げたい企業や組織のために、2027年のホーチミン市の相場を参考としてまとめました。

注：上記は2027年のホーチミン市の相場を参考に示したものです。実際の費用は書類の量、契約期間、求めるサービスによって変わります。一般的な事務書類なら下のツールでサイズ別の正確な料金を確認でき、会計証憑と医療分野の専門書類は、それに見合う専門性と法的な約束を備えた業者へ問い合わせてください。

7. 規定どおりの保存が法令順守の土台になる

会計証憑と診療記録の保存は単なる事務ではなく、組織、従業員、患者、関係者の権利を守る法的な義務です。保存期間、守秘の要件、閲覧の条件が根本から違うため、各組織は業務の実態と現行の専門法令に合った分類・管理の仕組みを別々につくる必要があります。

会計証憑は、政令174/2016/ND-CP と書類の種類を正確に突き合わせ、5年、10年、永久のどれに当たるかを決めるところから始まります。診療記録は、2025年7月1日に旧規定に代わった通達33/2025/TT-BYT だけが有効な根拠です。どちらの場合も、電子保存は電子取引と個人情報保護に関する現行の法的枠組みの中で行う必要があります。

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8. 書類の保存に関するよくある質問