Kho lưu trữ tài liệu: MyStorage có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Tài liệu giấy đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Tại Việt Nam, việc quản lý tài liệu không chỉ đòi hỏi lưu trữ đúng cách, bảo vệ an toàn và dễ dàng truy xuất mà còn phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Nhiều doanh nghiệp gặp hạn chế về không gian lưu trữ tại chỗ, khiến việc lưu giữ toàn bộ tài liệu trong nội bộ gần như không thể. Đây là lúc dịch vụ lưu trữ tài liệu giấy phát huy vai trò quan trọng.

Tại sao doanh nghiệp cần dịch vụ lưu trữ tài liệu giấy?

Tại MyStorage, chúng tôi hiểu rằng một số loại tài liệu cần giải pháp lưu trữ chuyên biệt do tầm quan trọng và số lượng của chúng. Trong những nhu cầu phổ biến nhất có tài liệu liên quan đến thuế và hồ sơ của các công ty xây dựng. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ lưu trữ tài liệu.

Tuân thủ pháp luật và quy định

Tại Việt Nam, hầu hết hồ sơ, hóa đơn và tài liệu phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm, trong một số trường hợp là vĩnh viễn. Việc lưu giữ hồ sơ cũ rất quan trọng vì các cơ quan chức năng địa phương có thể kiểm tra chúng khi phát sinh vấn đề về thuế hoặc bảo hiểm bắt buộc. Để tuân thủ các quy định này, doanh nghiệp cần một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu được tổ chức tốt.

Lưu trữ dài hạn

Một số doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu trong nhiều năm, thường gặp ở bệnh viện, phòng khám và các công ty xây dựng nhỏ. Những tài liệu này cần được bảo quản lâu dài trong môi trường có kiểm soát. Để tránh tài liệu xuống cấp theo thời gian, cần có cơ sở lưu trữ chuyên nghiệp cung cấp lựa chọn kho được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm.

Bệnh viện và phòng khám

Hồ sơ y tế chứa thông tin quan trọng về tình trạng sức khỏe và thông tin cá nhân của bệnh nhân. Vì vậy, chúng phải được bảo mật trong suốt quá trình khám chữa bệnh cũng như trong thời gian lưu trữ hồ sơ. Pháp luật Việt Nam quy định nhiều loại hồ sơ y tế phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi bệnh viện/phòng khám phải lưu trữ một lượng hồ sơ y tế rất lớn mỗi ngày, mỗi tháng và mỗi năm.

Các công ty xây dựng nhỏ

Tại Việt Nam, các công ty xây dựng và studio thiết kế nội thất đang phát triển nhanh chóng. Mỗi doanh nghiệp xử lý nhiều dự án với quy mô khác nhau hằng năm và tạo ra khối lượng giấy tờ lớn. Các công ty xây dựng nhỏ và studio thiết kế thường có diện tích văn phòng hạn chế; lưu trữ tài liệu trong văn phòng vừa chiếm không gian, vừa có thể cản trở sự sáng tạo. Họ cần dịch vụ lưu trữ tài liệu để sắp xếp và bảo quản an toàn bản vẽ, hồ sơ dự án, hợp đồng, giấy phép cùng các tài liệu khác.

Doanh nghiệp ngừng hoạt động

Khi một công ty ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể cần một cơ sở lưu trữ tài liệu an toàn để bảo quản những hồ sơ và giấy tờ chưa được giải quyết.

 

Lợi ích của dịch vụ lưu trữ tài liệu

Lựa chọn kho riêng/kho thông thường hoặc có kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm

Khách hàng có nhiều lựa chọn để lưu trữ tài liệu giấy. Kho lưu trữ thông thường cung cấp khả năng bảo vệ cơ bản và phù hợp với tài liệu không bảo mật. Tuy nhiên, doanh nghiệp sở hữu tài liệu mật cần được bảo vệ khỏi nhiệt độ hoặc độ ẩm khắc nghiệt nên lựa chọn kho có kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm.

Tối ưu chi phí

Sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu bên ngoài là lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn so với việc vận hành kho nội bộ hoặc mở rộng diện tích văn phòng để chứa tài liệu.

An ninh và bảo vệ

Các cơ sở lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp cung cấp hệ thống an ninh gồm thiết bị giám sát, kiểm soát ra vào và phòng cháy chữa cháy nhằm bảo đảm tính riêng tư, đồng thời bảo vệ tài liệu khỏi thất lạc hoặc trộm cắp.

 

MyStorage là đối tác lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp

“Những tính năng chính cần cân nhắc khi lựa chọn dịch vụ lưu trữ tốt nhất cho các tài liệu quan trọng nhất là gì?” Đây là câu hỏi thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nên thường xuyên đặt ra. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu, điều quan trọng là cân nhắc các tính năng chính giúp bảo đảm tài liệu luôn an toàn và dễ truy cập. MyStorage chính là giải pháp dành cho bạn! Tại MyStorage, khách hàng còn có thể lựa chọn giữa kho lưu trữ chung và kho tự quản. Dưới đây là các dịch vụ chúng tôi cung cấp:

Gói thùng carton

MyStorage cung cấp thùng carton mới, bền chắc để lưu trữ tài liệu cùng nhãn dán giúp việc sắp xếp trở nên dễ dàng.

Dịch vụ vận chuyển tận nơi

Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp của MyStorage sẽ vận chuyển tài liệu an toàn từ địa điểm của bạn đến cơ sở lưu trữ của chúng tôi theo yêu cầu.

Lưu trữ tài liệu an toàn

Kho an toàn của chúng tôi được trang bị nhiều tiện ích, bao gồm các biện pháp phòng chống trộm cắp, hỏa hoạn và nguy hiểm, cùng hệ thống điều hòa hoạt động 24 giờ mỗi ngày, 365 ngày mỗi năm.

Tiêu hủy và cắt vụn tài liệu

MyStorage cung cấp dịch vụ tiêu hủy và cắt vụn tài liệu an toàn để xử lý bảo mật các tài liệu nhạy cảm.

Truy cập 24 giờ mỗi ngày, 365 ngày mỗi năm với lựa chọn kho tự quản

Nhiều khách hàng sử dụng kho tự quản để lưu trữ tài liệu. Với lựa chọn này, khách hàng có khóa bàn phím mã số để truy cập bất cứ khi nào cần. Chúng tôi hiểu rằng khả năng tiếp cận dễ dàng mọi đồ vật được lưu trữ là vô cùng quan trọng.

Dịch vụ lưu trữ tài liệu giấy là giải pháp thiết yếu đối với doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng cơ sở lưu trữ chuyên nghiệp như MyStorage, doanh nghiệp có thể tinh gọn quy trình quản lý tài liệu và bảo vệ hiệu quả những thông tin có giá trị.