Việc làm

Vận hành kế toán & tuân thủ:

• Chịu trách nhiệm toàn diện cho các hoạt động kế toán hằng ngày, đảm bảo chính xác, tuân thủ và đúng hạn trong môi trường đội ngũ tinh gọn.
• Trực tiếp thực hiện và giám sát toàn bộ chu trình kế toán, bao gồm Sổ cái, Phải thu, Phải trả và Tài sản cố định.
• Thực hiện khóa sổ tháng và khóa sổ năm, bao gồm đối chiếu và các bút toán điều chỉnh cần thiết.
• Lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS).
• Quản lý toàn bộ các vấn đề về thuế (GTGT, TNCN, nhà thầu, TNDN), đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.
• Là đầu mối làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán và các đơn vị tư vấn bên ngoài.
• Liên tục rà soát thực hành kế toán, đề xuất cơ hội tăng cường kiểm soát, cải thiện hiệu quả và hỗ trợ tăng trưởng của công ty.
• Đảm bảo cung cấp đúng hạn các báo cáo cho nhà đầu tư, hồ sơ kiểm toán và các yêu cầu tài chính khác.

Dòng tiền & kiểm soát tài chính:

• Theo dõi và quản lý dòng tiền, công nợ phải thu và phải trả để duy trì vốn lưu động lành mạnh, đồng thời chủ động cải thiện hiệu quả thu hồi công nợ.
• Nhận diện rủi ro dòng tiền (đặc biệt là công nợ quá hạn) và đề xuất giải pháp thiết thực, khả thi.
• Lập báo cáo quản trị chính xác và đúng hạn cho Ban Giám đốc và nhà đầu tư, đảm bảo rõ ràng, nhất quán và phù hợp với kỳ vọng báo cáo.
• Cung cấp phân tích và khuyến nghị tài chính mang tính dự báo, hỗ trợ công tác hoạch định, tối ưu chi phí và ra quyết định kinh doanh.

Quản lý hóa đơn & chi phí:

• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận nội bộ (Vận hành, Kinh doanh, Marketing, v.v.) để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn, thanh toán và hoàn ứng diễn ra trơn tru.
• Kiểm tra và đảm bảo chứng từ đầy đủ, hợp lệ trước khi xử lý.
• Liên tục cải tiến quy trình kế toán và phối hợp với bộ phận Công nghệ khi cần để nâng cao hiệu quả.
• Phối hợp với Công ty mẹ về các giao dịch và báo cáo nội bộ tập đoàn.

Hỗ trợ đội ngũ & tính lương

• Giám sát và hỗ trợ nhân sự kế toán (1 kế toán viên), đảm bảo vận hành hằng ngày thông suốt.
• Hướng dẫn trực tiếp và sẵn sàng trực tiếp xử lý công việc khi cần.
• Giám sát công tác tính lương và các khoản bảo hiểm bắt buộc, đảm bảo chính xác và tuân thủ Bộ luật Lao động.

Công nợ phải thu (40%)

• Lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng chính xác và đúng hạn
• Đảm bảo hóa đơn GTGT được phát hành đúng quy định, bao gồm đúng thời điểm theo yêu cầu của pháp luật thuế Việt Nam
• Ghi nhận và quản lý công nợ phải thu trên Xero, bao gồm phân bổ doanh thu chưa thực hiện để ghi nhận doanh thu chính xác
• Đối chiếu ngân hàng và đảm bảo mọi khoản thu được ghi nhận đầy đủ
• Lập báo cáo công nợ định kỳ, bao gồm bảng tuổi nợ và tình trạng thanh toán

Theo dõi thanh toán & thu hồi công nợ (30%)

• Chủ động nhắc khách hàng về các khoản quá hạn qua email và/hoặc điện thoại
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận nội bộ để xử lý sai lệch hoặc khiếu nại về hóa đơn
• Lưu trữ rõ ràng lịch sử trao đổi và tình trạng theo dõi của từng khách hàng

Quản lý dữ liệu (20%)

• Ghi nhận, duy trì và cập nhật doanh thu, chi phí và giao dịch ngân hàng trên các file theo dõi nội bộ (Excel)
• Đối chiếu và đảm bảo tính nhất quán giữa dữ liệu nội bộ và Xero

Hỗ trợ hành chính & vận hành (10%)

• Sắp xếp, scan và lưu trữ chứng từ kế toán và vận hành
• Hỗ trợ các công việc điều phối văn phòng cơ bản (liên hệ nhà cung cấp, kiểm tra thiết bị, v.v.)
• Hỗ trợ các công việc phát sinh khác theo phân công

• Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng (điện thoại, email, chat qua WhatsApp, Zalo, Facebook, v.v.) và phản hồi nhanh chóng theo cam kết thời gian phản hồi (SLA).
• Quản lý toàn bộ chu trình bán hàng từ tìm kiếm và sàng lọc khách hàng tiềm năng đến đàm phán hợp đồng và chốt hợp đồng, nhằm đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh thu hằng tháng.
• Dẫn khách tham quan kho trực tiếp và trực tuyến một cách cuốn hút, giới thiệu giải pháp lưu trữ và tư vấn theo đúng nhu cầu của từng khách hàng.
• Theo dõi và báo cáo chỉ số thời gian phản hồi, đảm bảo đáp ứng các cam kết dịch vụ (SLA).
• Ghi nhận đầy đủ, chính xác các tương tác và hướng xử lý trên hệ thống CRM/helpdesk.
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Marketing, Vận hành và Chăm sóc khách hàng để mang lại trải nghiệm onboarding liền mạch.
• Thu thập phản hồi của khách hàng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

1. An toàn vận hành & phòng ngừa rủi ro

• Kiểm tra định kỳ hệ thống điện, nước và phòng cháy chữa cháy tại tất cả các cơ sở.
• Xây dựng và duy trì lịch bảo trì thiết bị định kỳ. Phối hợp với nhà thầu bảo trì/sửa chữa bên ngoài khi cần để phòng ngừa sự cố bất ngờ.
• Xây dựng và cập nhật quy trình ứng phó khẩn cấp cho các tình huống như cháy nổ, mất điện và ngập nước.
• Báo cáo ngay mọi rủi ro an toàn cho ban quản lý; đảm bảo không có vấn đề nào bị bỏ ngỏ.

2. Vệ sinh & tiêu chuẩn cơ sở

• Giám sát và đảm bảo tất cả các khu vực (kho, văn phòng, hành lang, nhà vệ sinh, bãi xe) luôn sạch sẽ, gọn gàng và đạt chuẩn.
• Quản lý đội vệ sinh (nếu có) hoặc phối hợp với nhà thầu vệ sinh; đánh giá chất lượng dịch vụ định kỳ.
• Xây dựng checklist vệ sinh và thực hiện kiểm tra hằng ngày/hằng tuần cho từng khu vực.
• Phát hiện và xử lý nhanh các sự cố cơ sở như rò rỉ nước, hỏng đèn, thiết bị hư hại hoặc điều kiện mất vệ sinh.

3. Tiết kiệm năng lượng & tài nguyên

• Theo dõi mức tiêu thụ điện, nước và nhiên liệu hằng tháng; lập báo cáo so sánh định kỳ.
• Triển khai các sáng kiến tiết kiệm năng lượng.
• Giám sát việc phân loại và xử lý rác thải đúng quy định tại tất cả các cơ sở.

4. ESG & tuân thủ

• Theo dõi và cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động và bảo vệ môi trường.
• Chuẩn bị hồ sơ cần thiết phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan nhà nước.
• Phối hợp với bộ phận Nhân sự tổ chức đào tạo an toàn lao động cho nhân viên mới và đào tạo nhắc lại định kỳ.

5. Mở rộng & vận hành đa cơ sở

• Hỗ trợ khách hàng (nếu có) tại cơ sở khi được phân công.
• Chuẩn hóa quy trình vận hành, checklist và tiêu chuẩn cơ sở cho trụ sở chính — đảm bảo sẵn sàng nhân rộng ra các chi nhánh mới.
• Tham gia quá trình thiết lập cơ sở khi khai trương chi nhánh mới.
• Thực hiện đánh giá định kỳ tại các chi nhánh (có thể kết hợp với lịch công tác của bộ phận Chăm sóc khách hàng).